Impostos na locação de equipamentos: Saiba quais incidem, como funciona a dedução e evite prejuízos

Compreender quais tributos incidem sobre a locação de equipamentos é um passo fundamental para qualquer gestor que busca otimizar custos operacionais, organizar o planejamento tributário da empresa e aproveitar benefícios fiscais legais. A locação de máquinas, veículos, computadores e equipamentos industriais tornou-se uma alternativa altamente vantajosa no mercado por dispensar o alto investimento em aquisição de ativos que se depreciam rapidamente.

A grande dúvida dos empresários gira em torno de quais tributos incidem nessa operação e como utilizar as despesas de locação para deduzir o Imposto de Renda.

Neste artigo completo, você entenderá os impostos incidentes sobre o aluguel de equipamentos, como funciona a dedução do IRPJ para empresas no Lucro Real, o documento fiscal correto para a operação e como proteger sua locadora contra golpes e inadimplência.

🎯 Resumo rápido: Quais impostos incidem sobre a locação de equipamentos?
Na locação de equipamentos, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) definiu que não há incidência de ISS e ICMS, por não se tratar de prestação de serviços ou circulação de mercadorias. Os tributos incidentes são PIS e COFINS sobre o valor do faturamento. Para empresas locatárias enquadradas no Lucro Real, as mensalidades são consideradas despesas operacionais dedutíveis, reduzindo a base de cálculo do IRPJ e da CSLL.

Como funciona a locação de equipamentos no ambiente corporativo?

A locação de equipamentos é uma operação comercial na qual a empresa proprietária do bem (locadora) cede temporariamente o direito de uso do equipamento para outra pessoa jurídica ou física (locatário), mediante o pagamento de mensalidades acordadas em contrato.

Ao término do contrato, o equipamento é devolvido à locadora ou o prazo pode ser prorrogado por aditivo contratual. Essa modalidade é cada vez mais comum no mercado porque a aquisição direta de máquinas e tecnologias exige grande aporte financeiro e sofre com a desvalorização pelo tempo e uso.

Uma regra essencial do serviço de locação é que a propriedade do bem permanece sendo da locadora. Por essa razão, os custos com manutenções preventivas, corretivas e atualizações do equipamento cabem ao proprietário do bem, salvaguardando o orçamento do locatário.

Quais impostos incidem sobre a locação de equipamentos?

A tributação sobre a locação de equipamentos possui particularidades importantes na legislação brasileira que trazem grande economia tributária quando bem aproveitadas:

• Isenção de ISS (Imposto Sobre Serviços): A Súmula Vinculante 31 do STF pacificou que não incide ISS sobre a locação de bens móveis, pois alugar um equipamento não configura prestação de serviços (obrigação de fazer), mas sim cessão de posse (obrigação de dar).
• Isenção de ICMS: Não há incidência de ICMS, uma vez que a locação não caracteriza operação de circulação de mercadorias ou transferência de propriedade.
• Incidência de PIS e COFINS: O PIS e a COFINS são calculados diretamente sobre a receita bruta (fatura) gerada pelo serviço de locação, variando as alíquotas conforme o regime tributário da locadora (Lucro Presumido ou Lucro Real).

Como funciona a dedução do IRPJ e da CSLL na locação de equipamentos?

Uma das maiores vantagens para empresas contratantes que alugam equipamentos é a possibilidade de dedução tributária no Imposto de Renda.

Empresas no Lucro Real

Para as organizações optantes pelo regime do Lucro Real, as mensalidades pagas pela locação de equipamentos operacionais são classificadas contabilmente como despesas operacionais necessárias para a geração de receita.

Consequentemente, esses valores possuem 100% de dedutibilidade na apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Além disso, dependendo da atividade, a empresa pode apurar créditos de PIS e COFINS no regime não-cumulativo.

Empresas no Simples Nacional e Lucro Presumido

Para as empresas enquadradas no Simples Nacional ou Lucro Presumido, a despesa com locação não gera dedução direta no IRPJ, pois os impostos desses regimes são calculados com base em alíquotas fixas ou presunções aplicadas sobre o faturamento bruto, e não sobre o lucro líquido contábil.

Qual é o documento fiscal correto para a locação de equipamentos?

Uma das dúvidas mais frequentes na contabilidade de locadoras e locatários é sobre qual documento deve formalizar a transação comercial.

O documento central da operação é o Contrato de Locação de Equipamentos, que estabelece as cláusulas, direitos, deveres, valores e prazos da locação. Contudo, para acobertar o transporte e a entrada e saída física dos equipamentos no estabelecimento, utiliza-se a Nota Fiscal de Remessa para Locação.

A nota fiscal de remessa não tem caráter de venda, mas serve para registrar a movimentação do patrimônio perante o fisco. É fundamental que no campo “Natureza da Operação” conste expressamente a especificação de “Remessa para Locação de Bens Móveis”, garantindo a não incidência indevida de tributos estaduais.

💡 Exemplo Prático: Mitigando estelionato e prejuízos no aluguel de frotas
Uma locadora de equipamentos para construção civil recebeu um pedido faturado para alugar R$ 120 mil em maquinários para um novo cliente PJ. O contrato parecia promissor, mas a locadora não liberou os bens apenas com a assinatura do documento.
Utilizando o Assertiva Análise 360, o setor de risco realizou a análise de crédito e a validação cadastral do CNPJ e dos sócios. A consulta revelou divergências no quadro societário e um score crítico de risco de fraude, bloqueando a operação e evitando a perda dos equipamentos por golpe de estelionato.

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Se por um lado a locação de equipamentos oferece vantagens tributárias e alta procura de mercado, por outro lado as locadoras enfrentam riscos constantes de inadimplência nas mensalidades e fraudes de estelionatários que tentam furtar maquinários e tecnologias.

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• Assertiva Autentica: Valide a identidade dos representantes legais e sócios no momento do onboarding, prevenindo golpes e uso indevido de documentos de terceiros.
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Perguntas Frequentes sobre Impostos na Locação de Equipamentos (FAQ)

Incede ISS na nota de locação de equipamentos?
Não! Conforme a Súmula Vinculante 31 do STF, a locação pura de bens móveis não sofre incidência do ISS, pois a cessão de uso não é considerada uma prestação de serviços.

Empresas no Lucro Presumido podem abater o valor do aluguel de equipamentos no IRPJ?
Não. No regime do Lucro Presumido, a base de cálculo do IRPJ e da CSLL é obtida aplicando uma porcentagem fixa de presunção sobre a receita bruta, não permitindo a dedução de despesas operacionais como as faturas de locação.

Como comprovar ao fisco que a locação de equipamentos é uma despesa dedutível?
A empresa enquadrada no Lucro Real deve manter arquivados o Contrato de Locação formalizado entre as partes, a Nota Fiscal de Remessa para Locação acobertando a movimentação dos bens e os comprovantes de pagamento das mensalidades contábeis.